As transformações tecnológicas estão desafiando as empresas constantemente a se reinventarem para acompanhar sua velocidade. Para uma empresa que é líder em seu segmento, essas mudanças são ainda mais desafiadoras e fica a pergunta: por que mexer no que está dando certo?

A resposta para isso é óbvia: para melhorar ainda mais!

Uma das primeiras decisões que tomamos na OdontoPrev foi abandonar uma gestão de projetos para adotar uma política de potfólio estruturado. Já em 2015 iniciamos nossa jornada nesse sentido, com a criação de um Escritório de Projetos separado da Diretoria de Tecnologia.

A implantação do Escritório de Projetos nos proporcionou inovar no uso e aplicação de metodologias, como a Ágil, que originalmente já era utilizada em processos de TI. Ela permite tornar os processos mais dinâmicos, flexíveis e aumentar a produtividade. Nos dois anos seguintes, dedicamo-nos a estudar, incorporar e medir indicadores para ver os resultados e impactos desse novo modelo adotado.

Na busca por inovar na aplicação de preceitos, a Superintendência de Marketing decidiu quebrar o paradigma e encabeçar o método ágil na empresa em 2017, aplicando a metodologia no projeto de construção de um novo e-commerce. Para isso, foram destacados sete colaboradores de diferentes áreas, formando um grupo multifuncional que trouxe pontos de vista e conhecimentos complementares em prol de solucionar esse desafio comum.

Depois de testes, correções e revalidações, o balanço do projeto foi um sucesso! E sabemos disso porque tínhamos metas e KPIs pré-definidas, que foram atingidas com louvor! Nos indicadores tradicionais, o projeto estava previsto para rodar em 18 meses; ao aplicar a nova metodologia foi possível concretizá-lo em quatro meses. Outro indicativo da assertividade é que o número de vendas pelo meio online triplicou após o lançamento, se comparado com o ano anterior.

Com essa boa experiência, no ano seguinte a metodologia foi ampliada para quatro esteiras que trabalharam em diferentes projetos, incluindo novos profissionais para replicar o modelo. Foi um ano de validação interna, a fim de reconhecer e multiplicar os papéis de um time ágil: Agile Coach, Product Owner (PO), Scrum Master (SM), User Experience (UX) e Equipe de Desenvolvimento.

Já em 2019, consideramos que fizemos uma “Revolução Ágil” na empresa. Totalizamos 15 esteiras diferentes correndo em paralelo na companhia, cada uma com sua particularidade. Para ajudar a estruturar os processos e treinar os times, contratamos uma consultoria parceira que possibilitou acelerar a escalada do modelo dentro da empresa, envolvendo ainda mais pessoas. Criamos também o Comitê de Priorização, com critérios claros de avaliação dos projetos e resultados.

Foi um período importante para consolidar questões de governança e controle dentro dos projetos ágeis e avaliar se a velocidade estava adequada para replicar no restante do portfólio. Registramos um aumento no índice de assertividade dos projetos, porque a distância entre a criação da demanda e a entrega diminuiu, possibilitando acertar mais o alvo.

Incorporar a metodologia ágil pode transformar o modo como os projetos são desenvolvidos, mas é importante avaliar a realidade de cada companhia. Esse método pressupõe o foco, então é trabalhado um projeto de cada vez. As equipes deixam de medir a data de entrega do projeto e passam a observar a velocidade e qualidade enquanto os ciclos estão acontecendo. Também é essencial aumentar a tolerância ao erro.

Porém, não podemos esquecer que as equipes são formadas por gente. Qualquer método de trabalho vai lograr êxito se os envolvidos estiverem motivados e empoderados para buscar as melhores soluções. É importante contagiar as pessoas para o mesmo objetivo e dar liberdade para que possam tomar decisões. O sucesso tem menos a ver com o método e mais a ver com a forma como as pessoas se sentem engajadas com o propósito.

Esse formato que aplicamos prevê equipes mais horizontalizadas e pressupõe que os membros saibam o que estão fazendo. Assim, o ambiente como um todo se torna mais colaborativo, a confiança é ampliada e os silos tradicionais são quebrados. Poucas empresas topam a virada de uma vez, e isso talvez se dê por não entenderem a importância de priorizar as pessoas.

Sabemos que estamos muito avançados em relação ao que estávamos anos atrás, mas ainda temos uma boa trajetória a percorrer. Em 2020 já temos 16 times atuando em ágil. Vamos seguir escalando o modelo internamente e criando multiplicadores, fazendo com que as entregas sejam feitas com rapidez e qualidade, e seguindo no caminho da agilidade total. Aos que podem estar se perguntando, sim, nossos esforços em relação à metodologia não pararam durante o período desafiador da Covid-19. Na realidade, percebemos que a cultura estava tão enraiada que pudemos seguir a todo vapor. Apesar de sentirmos a falta do contato pessoal, o isolamento trouxe ainda mais foco e capacidade de execução.

* Karla Regina Longo , gerente de Marketing Digital da OdontoPrev e Tatiane Prado , gerente do Escritório de Projetos da OdontoPrev.